W niniejszym dokumencie, wyjaśniamy Państwu jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane, w przypadku nawiązania z nami kontaktu lub - gdy jesteśmy z Państwem w relacji biznesowej. Dzięki niniejszym informacjom wypełniamy obowiązki wynikające z Ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych UE i informujemy Państwa w sposób przejrzysty o przetwarzaniu przez nas danych osobowych.
Zgodnie z artykułem 4 pkt 7 RODO, Administratorem danych jest dana spółka Koncernu STRABAG (dalej STRABAG), z którą nawiązaliście Państwo kontakt. Nazwę oraz adres kontaktowy odpowiedzialnej w danym przypadku spółki koncernowej z reguły można znaleźć w dokumencie umowy lub w dowolnej korespondencji. W przypadku jakichkolwiek pytań odnośnie przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych lub ogólnie w sprawie ochrony danych, prosimy zwracać się do naszego Koordynatora ds. ochrony danych (data-protection-pl@strabag.com). W każdej kwestii możecie Państwo również skierować zapytanie do komórki ds. ochrony danych koncernu pod data-protection-group@strabag.com.
Uwaga: w przypadku złożenia aplikacji o pracę w jednej ze spółek koncernowych STRABAG znajdziecie Państwo specjalne informacje o przetwarzaniu danych dla kandydatów pod https://karriere.strabag.com/databases/internet/_public/content30.nsf/web30?Openagent&id=DE_STRABAGKARRIERE_DE_Informationen_zur_Datenverarbeitung_pl.
Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Obejmują na przykład Państwa imię i nazwisko, dane kontaktowe (firmy), Państwa relacje z naszymi spółkami oraz zakres współpracy/działalności.
Przetwarzamy dane w ramach realizacji celów biznesowych STRABAG, jako europejskiego koncernu technologii usług budowlanych, które są nam zlecane w szczególności w związku z postępowaniami przetargowymi, ofertami, zamówieniami lub innymi istniejącymi czy nawiązywanymi w przyszłości przez Państwa lub osoby trzecie kontaktami handlowymi. Oprócz Państwa firmowych danych kontaktowych, przetwarzanie obejmuje również wszystkie inne informacje, takie jak adres e-mail, dokumenty zamówień, wnioski o nasze usługi (budowlane) i dane dotyczące płatności. W przypadku istnienia stosunków handlowych jesteście Państwo zobligowani do udostępnienia danych osobowych, niezbędnych do przygotowania i wykonania umów, lub do których przetwarzania jesteśmy zobowiązani na podstawie przepisów prawa, w innym razie umowy nie mogłyby zostać przez nas wykonane.
STRABAG bierze udział w postępowaniach przetargowych, w związku z którymi przetwarzane są dane instytucji ogłaszającej przetarg oraz dane innych uczestników postępowania – jak np. potencjalnych podwykonawców / dostawców z naszej strony.
Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 pkt 1 b) lub f) RODO.
STRABAG przetwarza dane przekazane w ramach składania zamówienia/przetargu na realizację umowy oraz korzysta w tym celu z wyspecjalizowanych (powiązanych z koncernem) usługodawców, w szczególności podwykonawców i dostawców. W związku z tym dane, zebrane w celu przygotowania oferty czy wypełnienia umowy, przekazywane są przez STRABAG partnerom zaangażowanym w realizację zlecenia lub innym stronom uczestniczącym w projekcie (w szczególności inwestorom, projektantom, kierownikom projektów, podwykonawcom czy dostawcom). Dalsze szczegóły dotyczące celów przetwarzania można znaleźć w odpowiednich dokumentach umowy.
Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 b) lub f) RODO.
W celu sprawdzenia adresu i wiarygodności kredytowej, STRABAG występuje do wywiadowni gospodarczych o udostępnienie danych adresowych oraz danych dotyczących zdolności kredytowej danego przedsiębiorstwa, znajdujące się w bazach danych wywiadowni oraz danych, które generowane są przy pomocy metody matematyczno-statystycznej (scoring). Ma to miejsce w przypadkach, gdy zawarcie umowy wiąże się dla STRABAG z ryzykiem finansowym, a zapytanie o wiarygodność kredytową stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie.
Dane przekazane przez wywiadownie gospodarcze oraz informacje wewnętrzne odnośnie regulowania płatności, weryfikowane są wewnętrznie przez STRABAG.
Powyżej opisane przetwarzanie danych następuje na podstawie art. 6 ust. 1 pkt f) RODO.
STRABAG gromadzi oraz przetwarza dane osobowe w celu nawiązania stosunków handlowych oraz utrzymania klienta, które otrzymała od Państwa w ramach kontaktów biznesowych lub zostały nam przez Państwa udostępnione np. w formie ankiety, zlecenia lub innych kontaktów biznesowych np. w ramach postępowań przetargowych. Pod pojęciem kontaktów handlowych rozumiemy gromadzenie danych w ramach spotkań, prezentacji STRABAG lub innych wydarzeń, targów lub spotkań typu networking. Ponadto gromadzimy również dane ogólnie dostępne, np. dane związane z obecnością firmy w Internecie lub w innych ogólnie dostępnych rejestrach (katalogi, listy stowarzyszeń itp.).
Oprócz danych kontaktowych gromadzenie danych obejmuje również inne dane, które zostały nam przez Państwa w powiązaniu z nimi udostępnione (oprócz danych widniejących na wizytówce, życzeń/zapytań, innych szczegółów związanych ze zleceniem lub dotyczących firmy, dla której Państwo pracujecie). Ponadto zbieramy dane, do których mamy wgląd poprzez stronę internetową przedsiębiorstwa, w którym jesteście Państwo zatrudnieni. Przetwarzamy te dane w celu nawiązania stosunków handlowych oraz naszych działań mających na celu utrzymanie klienta.
STRABAG oraz jego usługodawcy (drukarnie, firmy zajmujące się wysyłaniem korespondencji itp.) wykorzystują nazwiska, adresy pozyskane od Państwa jako dane osób kontaktowych w bieżących relacjach biznesowych, lub jako kontakty służbowe, wraz z danymi powiązanymi w ramach stosunków handlowych (dane kontaktowe, zlecenia, zamówione usługi itp.) a także jako dostępne dane w celach reklamowych. STRABAG udostępnia dalsze informacje o produktach i usługach Koncernu STRABAG oraz przeprowadza analizy w celach marketingowych.
STRABAG wykorzystuje Państwa numer telefonu w celach reklamowych, o ile posiada stosowną zgodę lub istnieje przesłanka domniemanej zgody – np. w ramach istniejącej relacji biznesowej lub po wcześniejszym kontakcie. Ponadto STRABAG wykorzystuje adresy e-mail, które w ramach zawartych umów zostały uzyskane od osób kontaktowych do reklamowania podobnych ofert własnych. Oczywiście przysługuje Państwu prawo do sprzeciwu wobec takich działań reklamowych. Kwestia prawa sprzeciwu dot. reklamowania zostanie omówiona oddzielnie.
Podstawę prawną wykorzystania danych w celach reklamowych stanowi art. 6 ust 1 pkt 1 f) RODO lub, w przypadku udzielenia przez Państwa zgody, art. 6 ust. 1 pkt a) RODO.
STRABAG przetwarza również dane osobowe do celów public relations oraz relacji inwestorskich. W związku z tym dane osobowe mogą zostać przekazane zainteresowanym stronom oraz mediom. Z drugiej strony przetwarzane są również dane kontaktowe przedstawicieli mediów / dziennikarzy i partnerów biznesowych.
Podstawę prawną ww. czynności przetwarzania stanowi art. 6 pkt. 1, pkt 1 b) i/lub f) RODO.
STRABAG jak każda firma – podlega różnym obowiązkom prawnym, w związku z kontrolowaniem danych naszych klientów oraz partnerów handlowych. W tych przypadkach przetwarzamy dane osobowe wyłącznie, gdy jest to konieczne ze względu na wypełnienie obowiązku prawnego. W celu wypełnienia obowiązków prawnych może się okazać niezbędne, aby przetwarzanie Państwa danych zostało częściowo zautomatyzowane w celu oceny czynników osobowych (profiling). O ile nie zostaniecie Państwo o tym jednoznacznie poinformowani, nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje w pojedynczych przypadkach.
Prawne obowiązki dotyczą w szczególności:
Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 pkt c) RODO wraz z właściwymi przepisami ustawowymi.
STRABAG może przekazywać Państwa podstawowe dane (nazwa firmy, osoba kontaktowa, adres oraz dane kontaktowe takie jak numer telefonu i adres e-mail) innym spółkom grupy STRABAG, a jeśli to konieczne - zaktualizować je w celu zapewnienia, aby wszystkie spółki STRABAG uczestniczące w tym samym dotyczącym Państwa procesie (np. zawarcie umowy) posiadały jednakowe dane podstawowe. Służy to uproszczeniu naszych procesów oraz pozwoli Państwu uniknąć konieczności ponownego podawania danych kontaktowych innym spółkom koncernowym. Podstawę prawną ww. przetwarzania danych stanowi art. 6ust. 1 pkt b) i/lub f) RODO. Państwa prawa chronione są na podstawie wewnętrznych regulacji umownych, zapewniających wysoki standard ochrony danych.
Oprócz podstawowych danych, również pozostałe dane kontraktowe mogą być przekazywane innym spółkom, jeśli są one niezbędne ze względu na realizację umowy lub w ramach procedur przetargowych. Na przykład, gdy różne spółki STRABAG świadczą różnego rodzaju serwis/usługi, w celu uproszenia wykonania umowy, może nastąpić ich przekazanie. Podstawę prawną stanowi art. 6 pkt. 1 b) i/lub f) RODO.
Tam, gdzie jest to wymagane do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych, dane dotyczące zamówień mogą być przekazywane właściwym organom wraz z informacjami o klientach oraz, w razie potrzeby także o osobie kontaktowej. Dotyczy to na przykład przekazywania danych organom podatkowym, audytorom, towarzystwom ubezpieczeniowym, akcjonariuszom lub stowarzyszeniom.
W poszczególnych przypadkach możliwe jest też ich przekazanie prawnikom, którzy na zlecenie STRABAG zajmują się weryfikacją i/lub dochodzeniem roszczeń prawnych lub zajmujących się bieżącą obsługą prawną. W takich sytuacjach możliwe jest też udostępnienie danych osobowych KIO (Krajowa Izba Odwoławcza), sądom polubownym, sądom powszechnym i administracyjnym i/lub komornikom sądowym.
Podstawę prawną ww. przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1, pkt b), c) i/lub f) RODO.
Państwa dane będą przechowywane, tylko tak długo jak długo będzie to niezbędne do realizacji założonego celu (np. w ramach stosunku umownego) lub jeśli jest to przewidziane prawem. Tym samym archiwizujemy Państwa dane w ramach stosunku umownego przynajmniej do zakończenia umowy. Następnie dane te są przechowywane przez okres określony ustawowo.
W celu skorzystania z przysługujących Państwu praw w zakresie zgłaszania skarg, w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez STRABAG, możecie Państwo zwrócić się do naszego Koordynatora ds. ochrony danych. Istnieje również możliwość skontaktowania się z komórką ds. ochrony danych koncernu pod data-protection-group@strabag.com
Każdej osobie której prawa dotyczą (osobie fizycznej) przysługują następujące prawa:
W każdej chwili przysługuje Państwu, bez podawania przyczyny, prawo do wniesienia sprzeciwu w sprawie przetwarzania danych osobowych dla celów reklamowych, analizy danych klienta lub przekazania ich osobom trzecim do celów reklamowych.
Ponadto każdej osobie której dane dotyczą przysługuje ogólne prawo sprzeciwu (patrz art. 21 ust.1 RODO). W przypadku ww. sprzeciwu konieczne jest podanie uzasadnienia. Jeśli przetwarzania danych następuje na podstawie wyrażonej zgody, w każdej chwili istnieje możliwość odwołania zgody ze skutkiem na przyszłość. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania przeprowadzonego na podstawie zgody, do czasu jej cofnięcia.
Informacje dotyczące ochrony danych będą przez nas dostosowywane do wszelkich zmieniających się celów lub do wprowadzonych zmian prawa. Dlatego zalecamy, aby regularnie zapoznawać się z informacjami dotyczącymi ochrony danych. W przypadku istnienia wymogu Państwa zgody, zmiany zostaną wprowadzone wyłącznie za Państwa przyzwoleniem.
Stan: maj 2020